Mensiasati File yang terlalu besar Bag.2

Salah satu cara mengecilkan file adalah dengan membuat file kedua salinan yang merupakan hanya sebagai laporan.

misal ada file 1 induk perhitungan (didalam file banyak sekali rumus vlookupnya dan sumifnya sehingga file berkembang menjadi 30 mega)
lalu tehnik yang saya lakukan adalah http://mymacrosformula.blogspot.com/

Penjelasan dan contoh soal:

1. difile 1 induk perhitungan dibikin alamat cell tertentu misal (cell m40) dengan rumus mis : http://mymacrosformula.blogspot.com/

="cek balance "&MID(A3;6;20)&" per "&TEXT(NOW();"dd-mm-yyyy pukul HH'Mm")&".xls"

hasil dari rumus itu akan menjadi "cek Balance September 2012 per 08-10-2012 pukul 11'16.xls"
http://mymacrosformula.blogspot.com/
alamat ini nanti akan menjadi nama file salinan yang ukurannya lebih kecil dengan menghilangkan rumus referensi dari file induk menjadi value.


2. Bikin Macro untuk mengcopy beberapa sheet yang diperlukan dari file induk ke file baru dengan nama di cell yang sudah ditentukan diatas.dengan macro :

Sheets(Array("Cek balance", "Cek face perdist p", _

"Cek face perdist r", "Cek face perdist n", "PPAIDperdist", "RPAID perdist", _
"NPAID perdist")).Select

Sheets("Cek Balance").Activate
Sheets(Array("Cek Balance", "Cek face perdist p", _

"Cek face perdist r", "Cek face perdist n", "PPAIDperdist", "RPAID perdist", _
"NPAID perdist")).Copy

'menyimpan dengan nama dari alamat cell
ChDir "D:\1 interf pst"

ActiveWorkbook.SaveAs Filename:= _
(Range("m40"))
Range("C8").Select

3. Menyimpan file dalam bentuk format excel 2003 lalu menutup atau memisahkan semua link dari file 1 induk perhitungan. sehingga menjadi berdiri sendiri. dan otomatis semua rumus dan fungsi referensi seperti vlookup, hlookup, maupun sum if menjadi value.

ActiveWorkbook.SaveAs Filename:= _

(Range("m40")) _
, FileFormat:=xlExcel8, Password:="", WriteResPassword:="", _
ReadOnlyRecommended:=False, CreateBackup:=False
ActiveWorkbook.BreakLink Name:= _
"D:\1 interf pst\bulan lalu\1 file induk perhitungan.xls", _
Type:=xlExcelLinks

4. Sampai proses ketiga ini jalankan dulu macronya untuk mengetahui link mana saja yang tidak terputus. Catat di cell mana saja link tidak terputus. lalu dibuat copy value untuk semua cell tersebut. (catatan : macro edit link diatas tidak berhasil memutuskan semua link)
kemudian menyimpan file baru salinan yang hampir tanpa rumus itu.


berikut adalah copy paste value untuk cel cel yang linknya tidak terputus :
Sheets("Cek balance").Select

Range("I6").Select
Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Select
Selection.Copy
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False
Sheets("Cek balance").Select
Range("M40").Select
Selection.Copy
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False

Range("k43:l43").Select
Selection.Copy
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False
Sheets("Cek face perdist p").Select
Range("A8").Select
Sheets("Cek face perdist p").Select
Selection.Copy
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False
ActiveWorkbook.Save

Jadi ringkasannya adalah file perhitungan yang besar dicopy dulu beberapa sheet menjadi file baru lalu diputuskan semua linknya dan disimpan file baru tersebut ke format excel 2003.